Die QR-Rechnung kommt ab 01.10.2022
Der Einzahlungsschein hat endgültig ausgedient. Ab dem 1. Oktober 2022 ersetzt die QR-Rechnung die bisherigen Einzahlungsscheine. Die QR-Rechnungen sind ab diesem Termin der neue Schweizer Standard für alle Rechnungen. Schon jetzt können Sie die neuen Zahlungsangaben aus der QR-Rechnung nutzen. Sind Sie bereit?
Angaben auf der Swiss QR-Rechnung
Die neuen Scheine machen das Bezahlen der Rechnungen effizienter und es entstehen weniger Fehler. Die Rechnungsinformationen werden automatisch erkannt und das manuelle Eintragen der einzelnen Daten entfällt.
Hinterlegte Angaben in der Swiss QR Rechnung:
- Zahlungsempfänger
- Zahler
- Adresse
- Betrag
- Währung
- IBAN
- vieles mehr
E-Banking-Lösungen sind angepasst
Die Schweizer Finanzinstitute haben ihre E-Banking-Lösungen schon jetzt an die neue Zahlungsweise angepasst. So haben Privatkunden und Geschäfte die Möglichkeit, den neuen Service ab sofort in Anspruch zu nehmen. In den Unternehmen können die Rechnungen eingescannt und von Kunden gezahlt werden. Private Kunden können die QR-Rechnung bequem am Postschalter oder am Automaten selbstständig zahlen. Selbst für den Zahlungsauftrag im Couvert an die Bank kann die neue Rechnungsvariante schon genutzt werden.
Der Schweizer Zahlungsverkehr wird regelmässig harmonisiert, um für die kommenden Marktanforderungen fit zu sein. Die QR-Rechnung ist eine weitere Möglichkeit, Automatisierungsprozesse voranzutreiben und die Digitalisierung zu unterstützen.
Haben Sie Fragen rund um das Thema Swiss QR Rechnung und Buchhaltung? Wir beraten wir Sie gerne und erörtern in einem Gespräch Ihre Bedürfnisse!
Die Übergangsphase läuft bald ab
Unternehmen und Geschäfte hatten eine relativ lange Übergangszeit, um sich auf die QR-Rechnung vorzubereiten. Am 30. Juni 2020 fand der Markteintritt statt. In der langen Übergangsphase hatten Firmen die Möglichkeit, beide Zahlungsvarianten parallel laufen zu lassen. Nach und nach kam es zur Umstellung, die bis Ende September abgeschlossen sein sollte. Eine Rechnungsstellung oder Zahlung per Überweisungsschein ist dann nicht mehr möglich.
Aufgaben für KMU mit der Umstellung
Durch die Umstellung ergeben sich für KMU neue Arbeitsschritte. Unterschieden wird dabei zwischen der Rechnungslegung mit Buchhaltungssoftware oder ohne Buchhaltungssoftware. Wenn Sie schon jetzt eine handelsübliche Buchhaltungssoftware verwenden, reicht es meistens aus, ein entsprechendes Update der Software durchzuführen, um Ihre Rechnungen an die neuen Vorschriften anzupassen. Nach dem Update sollte automatisch die neue QR-Rechnung statt des bisherigen Zahlungsscheines mit der Referenznummer gedruckt werden. In der neuen Software muss der firmeneigene QR-IBAN integriert werden. Dieser IBAN beinhaltet andere Daten als der bisherige Code und ist ausschliesslich mit der QR-Referenznummer gültig.
Nicht jedes KMU benutzt eine handelsübliche Buchhaltungssoftware. Vor allem in kleinen Unternehmen werden Rechnungen noch am PC geschrieben und ausgedruckt. Auch in diesem Fall müssen Sie ab dem 1. Oktober 2022 eine QR-Rechnung versenden. Die QR-Rechnung ohne Referenz ist ebenfalls ein Ersatz für den bisherigen roten Einzahlungsschein. Für Kunden einiger Banken ist der Wechsel relativ einfach. Sie können statt der vorgedruckten ESR die vorgedruckte QR-Rechnung verwenden. Alle anderen können entweder mit einer handelsüblichen Software oder einem Gratis Tool eine eigene QR-Rechnung generieren.
Die Vorteile der QR-Rechnung
Die QR-Rechnung hat für KMU und ihre Kunden zahlreiche Vorteile. Rechnungslegung und Zahlung der Rechnung können digital oder analog erfolgen. Einzelne Rechnungen können mit einem Smartphone und der SGKB-App leicht und bequem eingescannt werden. Unternehmen, die ein grösseres Rechnungsvolumen haben, sollten sich Sie ein Lesegerät anschaffen. Die meisten Lesegeräte können herkömmliche Einzahlungsscheine genauso scannen und verarbeiten wie die neuen QR-Rechnungen. Das mühsame Abtippen der Angaben des Zahlungspflichtigen entfällt und es wird nicht nur wertvolle Arbeitszeit eingespart, sondern die Fehlerquote sinkt beträchtlich.
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