Wie wird eine Generalversammlung durchgeführt?
Wie jedes Jahr stehen im Frühling viele Generalversammlungen von AG’s an. Laut Gesetz muss eine ordentliche Generalversammlung jedes Jahr innerhalb der ersten 6 Monate nach Ende des Geschäftsjahres durchgeführt werden. Wie eine ordentliche Generalversammlung durchgeführt wird und was es dazu braucht, erfahren Sie in diesem Artikel.
Vorbereitung der Generalversammlung
Also oberstes Organ ist der Verwaltungsrat verpflichtet, die Generalversammlung (GV) vorzubereiten. Folgende Aufgaben stehen an:
- Wahl der Mitglieder des VR
- Wahl der Revisionsstelle
- Festsetzung der Dividende und der Tantieme
- Genehmigung des Jahresberichts und der Jahresrechnung
Einberufung der GV
Für die Einberufung der ordentlichen Generalversammlung einer AG muss der Verwaltungsrat VR eine Traktandenliste erstellen. Der Verwaltungsrat muss die GV spätestens 20 Tage vor dem Versammlungstag in der
von den Statuten festgehaltenen Form einberufen. Es empfiehlt sich aber, die Einberufung einige Tagen resp. Wochen vorher zu versenden, damit alle Aktionäre genügend Zeit haben und nicht in Termindruck geraten.
Ausnahme Universalversammlung
Speziell bei kleineren AG’s können die Eigentümer oder deren Vertreter jederzeit eine GV abhalten, sofern alle Aktien im Besitz dieser Eigentümer oder deren Vertreter sind und sofern gegen die Einberufung keinen Widerspruch erhoben wird.
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Die Generalversammlung und deren Durchführung
Sowohl die Aktionäre als auch der Verwaltungsrat sind berechtigt, an der GV teilzunehmen. Ein vollzähliges Erscheinen des Verwaltungsrates ist nicht vorgeschrieben, es muss jedoch sichergestellt sein, dass die Fragen der Aktionäre an der GV kompetent beantwortet werden können. Die Generalversammlung kann sowohl in den Büroräumlichkeiten als auch extern stattfinden. Grössere AG’s mieten sich grosse Hallen dazu, kleinere AG’s finden z.B. in einem Saal in einem Restaurant Platz, um die GV durchführen zu können.
Anwesenheit eines Notars bei einer Generalversammlung
Bei Statutenänderung, Kapitalerhöhung oder Liquidationsbeschluss ist die Anwesenheit eines Notars notwendig, da die entsprechenden Beschlüsse öffentlich beurkundet werden müssen.
Abstimmungen und Protokoll an der GV
Der VR muss selbstverständlich wissen, wie viele Aktienstimmen an der GV vertreten sind. Die Aktionäre üben ihr Stimmrecht zum Nennwertprinzip aus, sofern in den Statuten nichts anderweitig vermerkt ist. Falls die Abstimmungen der Traktandenliste jeweils mit der absoluten Mehrheit der vertretenen Aktienstimmen angenommen resp. abgelehnt werden, werden die Abstimmungsresultate festgehalten. Sofern die Statuten es nicht ausdrücklich anders vorsehen, hat der Vorsitzende der GV bei Stimmengleichheit keinen Stichentscheid.
Ein Sekretär, der durch den Verwaltungsrat beauftragt wurde, schreibt das Protokoll. Dieser Sekretär darf weder Aktionär noch Mitglied des VR sein. Im Protokoll müssen Punkte festgehalten werden wie z.B. die Anzahl der Aktienstimmen, die Beschlüsse, die Abstimmungsresultate, Fragen und Antworten der Aktionäre sowie Erklärungen der Aktionäre.